In der Quart 2, 54550 Daun +49 6592 930 0

Kommunikation

Kommunikation, genauso wichtig wie selbstverständlich!

Jedes Unternehmen und nahezu jede Person nutzt fast alle Möglichkeiten zu kommunizieren. Dazu zählen E-Mails und Faxmitteilungen genauso, wie Briefe oder Notizen. Aber auch am Telefon werden wichtige Themen diskutiert. Natürlich nutzen Sie heute bereits alle diese Kommunikationsformen, aber wie effektiv tun Sie das? 

Wissen Sie, welche Abmachungen Ihr Kollege vor einem Jahr mit einem Kunden oder einem Partner getroffen hat, sei es telefonisch oder per E-Mail?

Diese Frage müssen leider noch immer viele Unternehmen mit "Nein" beantworten. 

okapi4all hebt sich im Punkt "Kommunikation" wesentlich von anderen Anbietern ab, sehen Sie selbst:

Alles in einem Produkt

okapi4all ist, im Gegensatz zu anderen Lösungen, nicht nur in der Lage E-Mails mit dem eigenen Mailclient zu versenden und zu empfangen. Es kennt auch Briefe, Faxmitteilungen, Notizen und Telefongespräche, also alle Kommunikationsarten, die Sie benötigen. 

Sie sind in der Lage aus einem System heraus E-Mails, Faxe und Briefe zu versenden und zu telefonieren, das hält den Administrationsaufwand gering, vereinfacht die Handhabung und ermöglicht eine automatische und vollständige Archivierung.

Übersichtliche Bedienung und Menüführung

Sie wollen eine E-Mail oder ein Fax schreiben oder doch lieber einen Brief? Ganz egal, denn für alle Kommunikationsarten nutzen Sie denselben Dialog. Vielfältige Möglichkeiten der Textformatierung stehen Ihnen genauso zur Verfügung, wie dass schnelle Einfügen von Anhängen jeder Art per "Drag and Drop". Mit der ausgeklügelten Art mehrere Ansprechpartner direkt zu suchen, auszuwählen und jeden persönlich anzusprechen -ein Aufwand von wenigen Mausklicks.

Einheitliches Layout

Sie arbeiten mit den höchsten Ansprüchen an sich selbst und Ihre Mitarbeiter, die Qualität Ihrer Arbeit ist unangefochten. Das soll natürlich auch nach außen vermittelt werden. Mit okapi4all legen Sie ein Layout fest und weisen es den entsprechenden Mitarbeitern zu. Wird eine E-Mail geschrieben, so tippt der Nutzer Betreff und Text ein, um den Rest kümmert sich okapi4all. Natürlich geschieht dies nicht nur bei E-Mails, sondern auch bei Faxmitteilungen und Briefen. Layouts werden entweder von uns oder von Ihnen erstellt und designed. Das gewährleistet auch ein professionelles Auftreten Ihres Unternehmens.

Automatisch informiert

Ruft Sie jemand an, so werden neben der betreffenden Adresse und den zu dieser Person anstehenden Terminen und Aufgaben auch alle Briefe, E-Mails, Faxmitteilungen, vergangene, dokumentierte Anrufe und andere Dokumente (Rechnungen etc.) angezeigt. Diese Informationen erhalten Sie natürlich nicht nur bei Anrufen und anderen Kommunikationsarten, sondern überall dort, wo diese benötigt werden.

Der Dokumentenviewer

Lassen Sie sich Ihre E-Mails, Faxmitteilungen, Briefe und Notizen anzeigen, ohne diese öffnen zu müssen. Eine vollständige Ansicht mit Anhängen in einem separaten Fenster garantiert, dass Sie in wenigen Minuten mit der morgendlichen Sichtung von E-Mails und Faxmitteilungen fertig sind, Spammails schnell aussortieren können und nicht bei Ihrer aktuellen Arbeit behindert werden.

Kommentieren Sie PDF-Dateien, mit einer Vielzahl an Werkzeugen (Stempel, Text etc.) das Original bleibt dabei natürlich erhalten. Ideal um sich Dokumente bestätigen zu lassen, Fehler verständlich aufzuzeigen, weitere Vorschläge zu machen oder einfach nur seine Meinung kundzutun. Bilder können mit einem Mausklick in PDF-Dateien umgewandelt und anschließend kommentiert werden.