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Archivierung

Archivierung

Die Notwendigkeit einer vollständigen Archivierung dürfte allgemein bekannt sein. Denn nicht nur Briefe und Faxmitteilungen, sondern auch E-Mails müssen nach heutigem Recht 10 Jahre revisionssicher archiviert werden.

Aber betrachten Sie auch die Vorteile, die Ihnen eine vernünftige, zentrale Archivierung heute schon bietet: ein zentraler Adress- und Datenbestand, ein fast papierloses Büro, ein effektives und schnelles Suchen und die gute Gewissheit alle Vorgänge immer und von überall aus, nachvollziehen zu können.

Der Teil "Archivierung" in okapi4all ist als komplettes und professionelles Dokumenten Management System zu betrachten, das vollständig in das Gesamtprodukt integriert ist.

Wenn jemand heutzutage am Computer sitzt, heißt das in diesen Zeiten schon lange nicht mehr, dass er produktiv arbeitet      ……meist sucht er nur nach elektronischen Daten...... (unbekannter Verfasser)

Zentraler Datenbestand

Da Adressen so wichtig sind, ist es sinnvoll diese zentral abzulegen. Der Vorteil: Jeder Nutzer kann von seinem Arbeitsplatz damit arbeiten und ist sich sicher, die aktuelle Adresse zu verwenden.

Für Mitarbeiter ist ein zentraler Adressbestand eine schöne Sache, für den Administrator bedeutet dies jedoch oft mehr Arbeit. Grund dafür ist das Pflegen des Bestandes (Duplikate entfernen, Adressen auf dem neuesten Stand halten). okapi4all reduziert diesen Aufwand auf ein Minimum -versprochen! Denn da Adressen überall auftauchen (E-Mails, Briefe, Termine, etc.) werden diese schon durch die tägliche Arbeit immer auf dem aktuellsten Stand gehalten und durch unsere effektive Dublettenprüfung werden Dopplungen verhindert.

okapi4all ermöglicht es, neben den üblichen Adressfeldern (Adresse, Telefon, etc.) eigene Felder zu definieren (z.B. Rechtsform). Diese werden genauso behandelt wie die Üblichen und stehen jedem Nutzer zur Verfügung.
Zudem sind Sie in der Lage Adressen zu strukturieren (Lieferant, Dienstleister, etc.) und je nach Art individuell Zusatzfelder zu definieren (z.B. Pünktlichkeit, Qualität). Auch diese zusätzlichen Informationen stehen jedem Nutzer zur Verfügung.

Vollständige Archivierung - der Schlüssel zu allen Informationen

Wie Sie bereits wissen, sieht okapi4all jede Art von Kommunikation als wichtig an. Daher sollen nicht nur E-Mails und digitale Dokumente archiviert werden. Auch Papierpost ist ein wichtiges Mittel zur Kommunikation und sollte anständig archiviert sein. Nur ein Dokumentenarchiv, dass E-Mails, Fax und Papierpost gleichwertig und gleichberechtigt behandelt verdient seinen Namen!

Briefe und andere Papierdokumente einfach einscannen, automatisch tauchen diese, jetzt digitalen, Dokumente im Archivierungsbereich von okapi4all auf und können per Knopfdruck an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Bei diesem Vorgang werden die Dokumente automatisch archiviert.

Archivieren digitaler Dokumente

Als Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nicht nur Dokumente im PDF-Format archivieren wollen. Kein Problem, denn okapi4all ist für alles offen.

  1. Schnelles Archivieren per Drag and Drop oder über das Archivierungsfenster
  2. Zuweisen von Merkmalen (Betreff, Adresse, Kennworte, ... etc.)
  3. Mitarbeiter auswählen, für die das Dokument bestimmt ist

Dieser Vorgang ist in Sekundenschnelle abgeschlossen, wobei beliebig viele Dateien und Dokumente gleichzeitig importiert werden können. Alles ist professionell gesichert und kann jederzeit aus okapi4all per Doppelklick geöffnet werden.

Durch die Beschlagwortung mit Text, Kennwörtern und Adressen finden Sie dieses Dokument augenblicklich wieder - auch Jahre später noch. Alle Informationen, in einem System!

Datenbank

Bei der Archivierung greifen wir auf das Wissen und die Erfahrung namenhafter Hersteller im Bereich Datenbanken zurück. Dadurch ist sichergestellt, dass es keine Probleme bei der Archivierung gibt und niemals Daten einfach so verloren gehen. Unser Produkt ist kompatibel mit Datenbanken aus den Häusern Oracle, Microsoft und Sybase.