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Aktuelles

Effizienzrechner

Effizienzrechner

Unser neuer Effizienzrechner ist am Start. Erfahren Sie auf spielerische Art und Weise, welches Einsparungspotential im Ihrem Unternehmen schlummert. Neben reinen zeitlichen Aussagen erhalten Sie auch monetäre Werte, die in Euro und Cent belegen um wieviel effizienter Ihre Organisation arbeiten könnte...

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Archivierung

Erweiterung der Archivierungsfunktion - Archivierung ist wichtig, da sie die Grundlage für ein unternehmensweites Informationssystem darstellt. Man spricht grundlegend von zwei unterschiedlich eingehenden Dokumententypen, den elektronisch vorliegenden Dokumenten und den Papierdokumenten (via Scanner).

Was/wie kann archiviert werden?

Archivieren von Original-Dokumenten (selbsterzeugte Dokumente).
Automatische Archivierung und Beschlagwortung von Fremddokumenten mittels Steuerdatei als Dunkelverarbeitung.
Automatisches Archivieren eingehender E-Mails, Telefaxe und Schreiben.
Archivieren beliebiger Fremd-Anwendungs-Dateien und eingescannter Dokumente – automatisch, mittels Steuerdatei.

 

 

Neues Vorlagenmanagement

Das neue Vorlagenmanagement findet Anwendung in alle Kommunikationswegen (e-mail, Brief, Fax, Telefonnotiz sowie jegliche Aktivitäten). Damit besteht die Möglichkeit auf vorgefertigte Textkonserven zurückzugreifen und deutliche zeitliche Einsparungen zu erzielen. Die Vorlagen können gruppiert und mit Zugriffsrechten versehen werden – eine weitere Funktion zur Optimierung der Unternehmensabläufe.

Standortbestimmung und Navigation

Integration von Kartenübersicht und Navigation über den installierten Browser. Zwei zusätzliche Icons ermöglichen die Kartenansicht der aktuellen Adresse und die Navigation zu dieser Adresse. Für die Navigation zu dieser Zieladresse kann eine Startadresse frei oder per Parameter hinterlegt werden. Als Ziel ist standardmäßig die Adresse des Terminorts vorgegeben, somit sind keine individuellen Eingaben erforderlich.

Neue Features am Start

Active Directory wird unterstützt – mit Aktivierung dieser Funktion meldet sich der Windows‑Benutzer automatisch bei okapi4all an (ohne Passwort). Passwortänderungen, Gültigkeitszeiträume etc. werden nur noch über AD (Active Directory) durchgeführt.

Einheitliche Schriftart und -größe beim Corporate Design

Um das firmeneigene Corporate Design sicher zu stellen wurden zusätzliche Parameter eingeführt, mit denen Schriftart und – größe für die verschiedenen Dokumententypen (Standard, Telefonnotiz, Fax, E-Mail, Anschreiben, Aktennotiz) vorgegeben werden können. Somit kann für alle Nutzer hinterlegt werden, dass E-Mails automatisch in Arial und der Größe 10 erstellt werden. Für Faxe empfiehlt sich die Einstellung Helvetica und die Größe 12. Individuelle händische Änderungen durch den Benutzer sind selbstverständlich möglich.

- Neue Funktion: Erinnerungsmail -

Weiterleiten als "Erinnerung"
Die Funktion "Weiterleiten als Erinnerung" ist für jene Ausgangmails gedacht, deren Adressaten mehrmals erinnert, aufgefordert oder informiert werden müssen. Bei der Ausführung öffnet sich das gleiche Fenster wie bei einer "Weiterleitung  Original", mit dem Unterschied, dass die Adressen der Ursprungsmail bereits vorgegeben sind. Diese können bei Bedarf ergänzt/geändert werden.

ReAktivierung eines erledigten Vorgangs

Reaktivierung des als “erledigt“ gekennzeichneten Vorgangs durch Eingang einer neuen E-Mail mit entsprechender Vorgangsnummer. Mit dieser Funktion werden Vorgänge zu denen nach Erledigung ergänzende E-Mails (z.B. mit Angeboten, Argumenten, geänderter Sachlage etc.) mit Vorgangsnummer eingehen erneut “aktiv“ gesetzt, sodass sie wieder bearbeitet werden müssen. Alle Informationen zu diesem Vorgang stehen zur Verfügung.

Erstellen einer Dokumentation aus einer Aufgabenplanung

Mit der neuen Funktion "Speichern als Dokumentation" kann direkt aus einer Aktivität heraus ein Protokollkontakt bzw. eine Dokumentation erzeugt werden. Die erstellten Aufgaben einer Aktivität werden in den Langtext des Kontaktes bzw. des Dokumentes übernommen. Dabei können 3 verschieden Layoutvarianten ausgewählt werden:
Dokumentationsform
Aufzählungsform
Tabellenform
Die Termindaten (Adresse, Beschreibung und Datum) werden bei der Erzeugung übernommen und derKontakt zur weiteren Bearbeitung automatisch geöffnet.